Para muchos empleados, los desplazamientos forman parte del trabajo. Pero, ya sea que se trate de conducir entre diferentes lugares de trabajo, volar para asistir a una formación obligatoria o desplazarse a un evento fuera de la ciudad, no todo el tiempo de desplazamiento se considera igual ante la ley. Determinar cuándo un desplazamiento cuenta como «horas trabajadas» puede resultar sorprendentemente complejo.
A diferencia de la legislación federal, las normas de California en materia de dietas por desplazamiento son notablemente más estrictas y protegen en mayor medida a los empleados. La legislación laboral del estado suele basarse en detalles pequeños pero fundamentales, como el motivo del desplazamiento, cuándo se produce y quién controla el tiempo del empleado durante el mismo.
Resumen de la indemnización por tiempo de desplazamiento en California
¿Qué se considera «horas trabajadas»?
En virtud de el artículo 510 del Código Laboral de California y las Órdenes Salariales de la Comisión de Bienestar Industrial (IWC), las «horas trabajadas» incluyen«el tiempo durante el cual un empleado está sujeto al control de un empleador y el tiempo en que se le permite o se le exige trabajar, independientemente de que esté obligado a hacerlo».
La legislación de California exige a los empleadores que cumplan la ley. Incluso cuando un empleado no está desempeñando activamente sus funciones principales, ese tiempo puede considerarse tiempo de trabajo si el empleador de California controla adónde va el empleado, cuánto tiempo permanece allí o qué hace durante el trayecto.
Por lo general, el tiempo de desplazamientohabitualno es remunerable, ya que el desplazamiento beneficia al empleado, no al empleador, y tiene lugar antes o después de que comience la jornada laboral oficial. Sin embargo, en cuanto el empleador empieza a dictar cómo, cuándo o dónde se realiza ese desplazamiento, incluso en el caso de los empleados con salario mínimo, las normas cambian radicalmente.
Ejemplos de desplazamientos con derecho a indemnización
1. Desplazamientos entre lugares de trabajo durante la jornada laboral
Cuando un empleado se desplaza en coche de un lugar de trabajo a otro durante su turno, ese tiempo de desplazamiento debe remunerarse. Por ejemplo, una enfermera a domicilio que visita a varios pacientes a lo largo del día, o un obrero de la construcción que se desplaza entre dos obras, se encuentra en horario laboral mientras se desplaza. La legislación de California considera que todo el periodo comprendido entre el inicio y el final de la jornada laboral es remunerable, incluso si parte de él consiste en desplazamientos en lugar de trabajo efectivo.
2. Desplazamientos obligatorios por motivos de formación, reuniones o asignaciones
Cuando una empresa exige a un empleado que asista a una reunión, una formación o una misión fuera de la sede, el tiempo dedicado al desplazamiento de ida y vuelta a dicho evento es remunerable. Si un empleado con sede en Los Ángeles debe asistir a una conferencia de la empresa en San Diego, el tiempo dedicado al desplazamiento durante el horario laboral habitual, utilizando su propio medio de transporte, etc., se considera «horas trabajadas». Esto incluye tanto el viaje de ida como el de vuelta, incluso si el evento se prolonga durante varios días.
3. Viajes con pernoctación o desplazamientos fuera de la ciudad
Los viajes que implican pernoctar son más complejos. En California se aplica una prueba de control: si el empleado debe seguir el itinerario del empleador, asistir a eventos específicos o alojarse en un lugar designado, el tiempo de desplazamiento es remunerable siempre que se encuentre bajo ese control.
Por ejemplo, a un empleado que viaje a Seattle para asistir a una formación obligatoria se le debe remunerar el tiempo dedicado al desplazamiento durante el horario laboral habitual, incluso si este coincide con el fin de semana. Sin embargo, el tiempo dedicado a dormir en el hotel no suele ser remunerable, a menos que el empleado siga bajo las órdenes de la empresa.
Ejemplos de desplazamientos no reembolsables
1. Desplazamiento habitual
Aunque el desplazamiento desde el domicilio hasta el lugar de trabajo habitual (y viceversa) no se considera tiempo de trabajo, hay una excepción importante: si el empleado debe acudir primero a una sede central (por ejemplo, para recoger materiales o recibir instrucciones), el desplazamiento desde ese punto hasta las instalaciones de la empresa es remunerable.
2. Viajes por iniciativa propia no exigidos por el empleador
Si un empleado decide viajar por motivos personales, como llegar antes o tomar una ruta panorámica, ese tiempo no es remunerable. Los eventos profesionales opcionales, las actividades de carácter puramente personal o las conferencias a las que se asiste de forma voluntaria no dan derecho a la remuneración del tiempo de desplazamiento.
Por qué es importante el tiempo compensatorio
Para los empleados, las diferencias en la duración de los desplazamientos pueden determinar si se les pagan o no decenas de horas al mes. Para los empleadores, una interpretación errónea de las normas sobre el pago de los desplazamientos puede acarrear sanciones por atrasos salariales, demandas colectivas y reclamaciones ante la Inspección de Trabajo.
El Código Laboral de California atribuye claramente a los empleadores la responsabilidad de llevar un control y remunerar los desplazamientos que se consideren «horas trabajadas». Cuanto mayor sea el control que ejerza el empleador, mayor será la probabilidad de que deba remunerarse el tiempo de desplazamiento, de conformidad con la legislación laboral estatal y federal.
Normas jurídicas fundamentales y obligaciones del empleador
Legislación de California frente a la legislación federal (FLSA)
En virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), los empleadores deben remunerar a los empleados por los desplazamientos que se produzcan durante su horario laboral habitual. El tiempo de desplazamiento y la mayoría de los desplazamientos fuera del horario habitual no se remuneran, a menos que se exija al empleado que realice tareas laborales durante el trayecto (como responder a correos electrónicos).
La normativa de California, sin embargo, es más amplia y favorable para los trabajadores. La «prueba de control» del estado se centra en determinar si el empleador restringe la libertad del trabajador durante el desplazamiento.
Por lo tanto, aunque la legislación federal no exija el pago de un vuelo fuera del horario habitual, California sí podría exigirlo si es el empleador quien determina cuándo y cómo se realiza dicho vuelo.
Requisitos en materia de salarios y horarios
Cuando el tiempo de desplazamiento se considera como horas trabajadas, la legislación establece que debe remunerarse según la tarifa salarial habitual del empleado. Si el tiempo de desplazamiento hace que el total de horas supere las ocho al día o las cuarenta a la semana, se aplican las horas extras. Por ejemplo, si el turno de un técnico termina a las 17:00 h, pero debe conducir hasta otro lugar de trabajo hasta las 19:00 h en beneficio del empleador, esas dos horas adicionales son remunerables y pueden dar lugar a una tarifa de horas extras diaria.
Además, el artículo 2802 del Código Laboral de California exige a los empleadores que reembolsen a los empleados de California todos los gastos necesarios en que hayan incurrido, incluidos los gastos relacionados con los desplazamientos, tales como:
- Reembolso de gastos de kilometraje (según la tarifa del IRS o una cantidad aprobada por la empresa)
- Peajes y tarifas de aparcamiento
- Gastos de viaje, como billetes de avión y alojamiento para desplazamientos fuera de la ciudad
- Comidas, si son necesarias, durante los viajes de trabajo
El incumplimiento de la obligación de reembolso puede dar lugar a sanciones, intereses y otros gastos, de conformidad con la legislación estatal.
Resoluciones judiciales y ejemplos de casos
Varios casos importantes en California han aclarado las normas estatales sobre el pago de los gastos de desplazamiento:
1. Morillion contra Royal Packing Co. (2000)
En este caso histórico del Tribunal Supremo de California, se exigía a los trabajadores agrícolas que se reunieran en un punto central y se desplazaran a los campos en autobuses proporcionados por el empleador. El Tribunal dictaminó que el tiempo de desplazamiento en autobús era remunerable, ya que los empleados se encontraban bajo el control del empleador y no podían dedicar ese tiempo a actividades personales.
2. Overton contra Walt Disney Co. (2006)
Los empleados aparcaban fuera del recinto y se desplazaban al lugar de trabajo en los autobuses de la empresa. El tribunal consideró que el trayecto en autobús no era indemnizable, ya que los empleados tenían la opción de aparcar en otro lugar y no estaban obligados a utilizar el servicio de autobuses de Disney.
3. Rutti contra Lojack Corp. (9.º Cir. 2010)
Un técnico residente en California reclamó una indemnización por los desplazamientos desde su domicilio hasta los lugares de trabajo en un vehículo de la empresa. El tribunal consideró que dichos desplazamientos no eran indemnizables, ya que no se exigía al empleado que realizara tareas relacionadas con el trabajo durante el trayecto y la empresa no restringía de manera significativa sus actividades personales.
4. Frlekin contra Apple Inc. (2020)
Aunque no se trata de un caso relacionado con los viajes propiamente dicho, esta resolución ilustra el amplio criterio de «control» que se aplica en California. El Tribunal Supremo dictaminó que se debe remunerar a los empleados por el tiempo que pasan esperando a pasar los controles de seguridad obligatorios tras finalizar su turno, ya que siguen estando bajo el control del empleador.
Repercusiones en la vida real
El Comisionado de Trabajo de California realiza con frecuencia inspecciones a los empleadores para detectar posibles pagos insuficientes relacionados con el tiempo de desplazamiento. Las empresas con personal que se desplaza con frecuencia, como las de servicios a domicilio, la construcción, la distribución y la asistencia sanitaria, corren un riesgo especial.
Un empleador que no reembolse los gastos de desplazamiento entre los distintos lugares de trabajo o los gastos de formación obligatoria puede verse obligado a:
- Salarios atrasados de hasta cuatro años
- Penalizaciones por tiempo de espera
Derechos de los empleados en materia de viajes
Cómo pueden los empleados registrar y reclamar el tiempo de desplazamiento
Dado que los litigios sobre las dietas de viaje suelen depender de la documentación, los trabajadores deben llevar un registro proactivo de sus horas de desplazamiento y de los gastos incurridos.
Entre las mejores prácticas se incluyen:
- Lleva un registro detallado: anota las horas de salida y llegada entre los distintos lugares de trabajo o cuando te desplaces a reuniones fuera de la oficina.
- Lleva un control de los gastos: guarda los recibos de combustible, aparcamiento, billetes de avión y alojamiento.
- Nota: Guarda los correos electrónicos o mensajes de texto en los que se indiquen los viajes exigidos por la empresa, las horas de presentación o los requisitos del itinerario.
- Distinguir entre los desplazamientos habituales: hay que diferenciar entre el tiempo que tarda un empleado en desplazarse de su domicilio al trabajo y los desplazamientos que realiza por orden de la empresa durante la jornada laboral.
Si un empleador se niega a sufragar los gastos de desplazamiento que claramente cumplen el «criterio de control», los empleados pueden:
- Presentar una reclamación salarial ante la División de Cumplimiento de las Normas Laborales (DLSE) de la Comisión de Trabajo de California;
- Póngase en contacto con un abogado laboralista de Lawyers for Justice, P.C. para presentar una demanda
Errores habituales de los empleadores
Muchos empleadores no reconocen el tiempo de desplazamiento remunerable debido a ideas erróneas:
- Considerar todos los desplazamientos como tiempo de «desplazamiento diario»
- Sin tener en cuenta los desplazamientos entre los lugares de trabajo
- No abonar los gastos de las reuniones obligatorias o los viajes con pernoctación
- No pagar horas extras por el tiempo de desplazamiento que exceda la jornada laboral habitual
Las autoridades de California encargadas de velar por el cumplimiento de la normativa salarial suelen ordenar a los empleadores que indemnicen retroactivamente a los trabajadores por el tiempo de desplazamiento que no se ha contabilizado correctamente, lo que puede acarrear sanciones.
Por qué son importantes las normas estatales, especialmente en California
Estados como Nueva York y Washington también ofrecen garantías en materia de dietas por desplazamiento, pero las normas de California son las más detalladas y las que más benefician a los empleados.
- Nueva York: El tiempo de desplazamiento durante la jornada laboral habitual debe remunerarse, pero se excluyen los desplazamientos habituales al trabajo. Los desplazamientos nocturnos fuera del horario habitual no suelen remunerarse, a menos que se realice trabajo.
- Washington: El Departamento de Trabajo e Industria (L&I) del estado aplica un criterio de «control y beneficio» similar al de California. Si el desplazamiento se realiza en beneficio del empleador y restringe la libertad del trabajador, debe ser remunerado.
No obstante, California va más allá al vincular explícitamente el control del empleador con el derecho a indemnización, lo que la convierte en el referente en materia de protección de los empleados durante los desplazamientos.
Si un empleado considera que no se le ha remunerado adecuadamente el tiempo de desplazamiento, debe llamar a Lawyers for Justice, P.C. para solicitar una consulta gratuita al (818) JUSTICE y obtener más información.
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