Indemnización por utilizar el vehículo personal para trabajar

En California, si los empleados utilizan sus vehículos personales para tareas relacionadas con el trabajo, los empleadores generalmente están obligados a compensarles por los costes asociados, como los reembolsos por kilometraje. Este requisito tiene su origen en el artículo 2802 del Código Laboral de California, que obliga a los empresarios a reembolsar a los empleados todos los "gastos necesarios" en que incurran para realizar su trabajo. Esto puede cubrir una serie de gastos, incluyendo combustible, asignación de coche, reembolso de kilometraje, mantenimiento, seguro y depreciación por el uso de un vehículo personal para fines de trabajo.

¿Qué se considera viaje de trabajo?

Los viajes relacionados con el trabajo incluyen la conducción necesaria para realizar las tareas del puesto, pero no suelen incluir los desplazamientos regulares de ida y vuelta al trabajo. Algunos ejemplos de viajes relacionados con el trabajo son:

1. Desplazamientos a reuniones o conferencias fuera de la empresa.
2. Hacer recados para la empresa, como recoger material de oficina o entregar documentos.
3. Conducción entre varios lugares de trabajo en una sola jornada laboral.

Es importante que tanto los empleados como los empresarios entiendan que la compensación por kilometraje y otros gastos de la empresa no son opcionales. Si el uso que hace el empleado de su vehículo es una parte necesaria de su trabajo, el reembolso del kilometraje y otras asignaciones para el coche son obligatorias por ley.

Tipos de métodos de reembolso

Los empresarios pueden elegir cómo reembolsar a los empleados el uso del vehículo, siempre que el método cubra razonablemente los gastos del empleado. Los métodos de reembolso más habituales son:

1. Reembolso del kilometraje: El método más sencillo y utilizado es el reembolso basado en el kilometraje. Los empleadores de California suelen seguir la tasa estándar de kilometraje del IRS, que se ajusta anualmente para reflejar los precios actuales del combustible y otros costes relacionados con los vehículos. Por ejemplo, en 2023, la tasa de kilometraje del IRS era de 65,5 céntimos por milla. Al reembolsar a los empleados por milla, los empleadores cubren el combustible, el mantenimiento, el seguro y la depreciación, lo que lo convierte en una opción conveniente para el seguimiento de los costes.
2. Reembolso de gastos reales: Algunas empresas reembolsan los gastos en función de los gastos reales. Este método exige que los empleados lleven un registro detallado de todos los gastos relacionados con el vehículo, como la gasolina, las reparaciones, el seguro, la depreciación y cualquier otro gasto fijo. Aunque puede ser más exacto, suele ser más complicado de gestionar y, por tanto, es menos habitual que una política de reembolso por kilometraje.
3. Subsidio de vehículo: Los empleadores también pueden proporcionar un subsidio fijo para vehículos como estipendio mensual para cubrir los gastos de vehículos relacionados con el trabajo. Sin embargo, esta cantidad debe cubrir adecuadamente los gastos del empleado para satisfacer los requisitos del Código Laboral. Si un estipendio fijo no cubre totalmente los gastos, los empleados pueden tener derecho a reclamar un reembolso adicional por los gastos del vehículo.

Requisitos legales y protecciones

La sección 2802 del Código Laboral de California exige que los empleadores reembolsen a los empleados los gastos laborales necesarios. No proporcionar un reembolso justo puede dar lugar a sanciones y posibles demandas judiciales. En virtud de esta ley, si los empleados consideran que no están recibiendo una compensación adecuada por los gastos de vehículo, pueden presentar una reclamación ante la División de Cumplimiento de Normas Laborales de California (DLSE) o consultar con un abogado laboralista, como los de Lawyers for Justice, P.C., para recuperar los gastos impagados, los intereses y otros costes.

Seguimiento y documentación para el reembolso

Para los empleados que solicitan el reembolso del kilometraje, es esencial que realicen un seguimiento preciso del kilometraje. Esto incluye llevar un registro detallado de las fechas, los destinos y los kilómetros recorridos en cada viaje relacionado con el trabajo. Muchos empleados utilizan aplicaciones de seguimiento de kilometraje o un registro de kilometraje para asegurarse de que se les reembolsa con precisión. Las empresas también pueden exigir documentación, pero deben evitar imponer cargas excesivas a los empleados que quieran reclamar gastos.

Posibles consecuencias del incumplimiento

Si un empresario no reembolsa los gastos de viaje relacionados con el trabajo, puede enfrentarse a graves repercusiones legales. Los empleados pueden presentar una reclamación salarial para recuperar los gastos. La legislación de California permite a los empleados cobrar intereses sobre el importe del reembolso impagado, junto con una posible indemnización por otros factores si el caso prospera.

Reembolso de gasolina o kilometraje

En California, los empleados que utilizan vehículos personales para tareas relacionadas con el trabajo tienen derecho al reembolso de esos gastos en virtud del artículo 2802 del Código Laboral, que garantiza que los empresarios cubran "todos los gastos necesarios" relacionados con las obligaciones laborales. Cuando se trata de viajes, las empresas suelen optar por el reembolso del kilometraje o el reembolso de la gasolina para cubrir estos gastos. Aunque ambos métodos compensan los gastos relacionados con el vehículo, difieren en lo que cubren y en cómo se calculan.

Reembolso de gastos de viaje

El método de reembolso del kilometraje es el más común para los gastos de vehículos relacionados con el trabajo. Como ya hemos dicho, suele basarse en la tarifa estándar de kilometraje del IRS. La tarifa está diseñada para cubrir algo más que la gasolina. Incluye una parte para el combustible, junto con el desgaste del vehículo, el mantenimiento, el seguro y los costes de depreciación.

• Ventajas: El reembolso del kilometraje simplifica el seguimiento de los gastos tanto para las empresas como para los empleados, ya que cubre una amplia gama de gastos asociados al uso del vehículo personal. Además, no se contabiliza como ingreso imponible, por lo que los empleados no tienen que declararlo.
• Contras: Al ser una tarifa fija, puede que no refleje con exactitud los costes reales de todos los empleados, especialmente si los precios del combustible o los costes de mantenimiento fluctúan significativamente.

Los empresarios suelen preferir este método porque elimina la necesidad de hacer un seguimiento de los gastos individuales, como los recibos de gasolina y mantenimiento. Los empleados pueden registrar fácilmente los kilómetros recorridos y presentarlos para su reembolso, y proporciona una norma coherente para cubrir los gastos relacionados con el vehículo.

Reembolso de gasolina

Alternativamente, el reembolso de la gasolina sólo cubre el coste del combustible. Con este método, los empleados deben presentar recibos de las compras de gasolina, y el reembolso se limita a los gastos de combustible directamente asociados a los viajes relacionados con el trabajo.

• Ventajas: El reembolso de la gasolina puede funcionar para viajes de corta distancia, en los que los costes de mantenimiento, seguro o amortización son mínimos, o si el empresario ofrece otras retribuciones para estos gastos adicionales.
• Contras: El reembolso de la gasolina suele considerarse menos completo que el del kilometraje porque no tiene en cuenta el mantenimiento, la depreciación o el desgaste. En consecuencia, los empleados pueden tener que correr con los gastos adicionales, a menos que la empresa ofrezca un reembolso aparte.

Cumplimiento de la legislación y consideraciones prácticas

Con arreglo a la legislación de California, es fundamental que cualquier planteamiento de reembolso cubra razonablemente los costes reales en que haya incurrido el empleado. El reembolso del kilometraje es a menudo más sencillo por esta razón, ya que la tasa del IRS es ampliamente reconocida como una estimación justa de los costes totales del vehículo. El reembolso de la gasolina por sí solo podría ser insuficiente y exponer al empresario a riesgos legales si los empleados demuestran que sus gastos reales superan el reembolso proporcionado.

Para las empresas, utilizar la tasa de kilometraje del IRS garantiza el cumplimiento y la previsibilidad. Los empleados, por su parte, deben llevar un registro detallado de todos los kilómetros y gastos relacionados con el trabajo, así como de los costes adicionales del vehículo si solo reciben el reembolso de la gasolina, para garantizar una compensación justa.

¿Tiene el empresario que pagar el kilometraje? - PREGUNTAS FRECUENTES

¿el reembolso de kilometraje incluye los peajes? Ninguna de las tarifas estándar de kilometraje incluye peajes o gastos de aparcamiento, por lo que los empleados tendrían que calcular esos costes además de su política de reembolso de kilometraje.

¿cuánto le pagan por kilometraje? A partir del 1 de enero de 2024, la tarifa estándar por kilometraje era de 67 céntimos por milla profesional.

¿la ley exige el reembolso del kilometraje? En California, las empresas están obligadas por ley a reembolsar a sus empleados todos los gastos necesarios relacionados con viajes de trabajo, incluido el kilometraje.

¿cómo se calcula el reembolso del kilometraje? Depende de la política de reembolso de kilometraje de la empresa, pero existen las opciones antes mencionadas de reembolso de kilometraje, reembolso de gasolina, asignación por vehículo.

¿los empresarios tienen que pagar el kilometraje? Los empresarios deben reembolsar a los empleados todos los gastos relacionados con los desplazamientos en los que incurran si tienen que viajar por trabajo.

¿cuánto debe cobrar por kilometraje? A partir del 1 de enero de 2024, la tarifa estándar por kilometraje era de 67 céntimos por milla profesional.

¿la tarifa por kilometraje incluye la gasolina? Sí, incluye los gastos de gasolina, así como la amortización de un vehículo personal.

¿te pueden reembolsar la gasolina y el kilometraje? Depende de la política de la empresa, pero lo normal es que una de las tres categorías mencionadas cubra la típica indemnización por coche.